Wer sich über digitale Registrierkassen schlau macht, stolpert früher oder später über die beiden Begriffe: GoBD und KassenSichV. Aber was genau sind GoBD und KassenSichV?
GoBD ist weder eine neue Krankheit, noch hat KassenSichV etwas mit dahinsiechen zu tun. 😊
Kurz zusammengefasst sind es zwei Verordnungen des Finanzministeriums, die die digitale Buchhaltung betreffen.
In den GoBD wird u.a. festgelegt, wie digitale Kassendaten in einem Kassensystem gespeichert werden müssen. Die KassenSichV gibt vor, wie diese Kassendaten in der Registrierkasse Manipulationssicher, also unveränderbar, gemacht werden müssen.
Die zwei großen Pfeiler dieser Verordnungen sind also:
- Nachvollziehbarkeit sowie Manipulationssicherheit.
Dies soll sicherstellen, dass bei einer Kassenprüfung durch das Finanzamt jederzeit auf die Kassendaten zugegriffen werden kann. Zum anderen darf es nicht möglich sein, dass Belege in der Kasse verändert (manipuliert) werden können. Mit diesen Vorgaben soll Steuerhinterziehung unmöglich gemacht werden.
Der Kassenhersteller kümmert sich darum, diese gesetzlichen Vorgaben in der Registrierkasse umzusetzen. Ihre Aufgabe ist es, ein Kassensystem zu wählen, welches GoBD und KassenSichV konform ist.
Mit uns sind Sie auf der sicheren Seite. kassa24 erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
Was heißt das jedoch genau?
Was bedeutet GoBD?
Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Klingt kompliziert und ist es auch. In den GoBD sind die verschiedenen Regeln festgelegt, wie Steuerrelevante Daten in der Buchhaltung gehandhabt und aufbewahrt werden müssen. Genaue Informationen dazu finden Sie hier.
In unserem Fall betrifft es die Kassenbelege und wie diese in unserer Kasse erfasst und gespeichert werden müssen. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht darum kümmern, wie das passiert. Wir haben unsere Kasse bereits GoBD konform gemacht.
Dies stellt sicher, dass eine Kassenprüfung reibungslos und vereinfacht durchgeführt werden kann.
Früher und heute
Zu Tante Emma’s Zeiten waren diese Regeln noch nicht notwendig. Mittlerweile hat der technische Fortschritt allerdings in fast allen Unternehmen Einzug gehalten. Papier verschwindet immer mehr.
Eine Rechnung per Hand zu schreiben benötigt Zeit. Die Handbelege können leicht verloren gehen, oder im Nachhinein verändert werden. Das gefällt dem Finanzamt gar nicht. Ein Umstieg auf eine digitale Kasse macht daher Sinn und kann viel Ärger sparen.
Bei einer Finanzprüfung können die Kassendaten direkt aus der Registrierkasse geholt werden. Das spart Zeit und sichert den Überblick über alle Verkäufe.
Doch für wen gelten die GoBD überhaupt?
Wer ist von den GoBD betroffen?
Die Antwort ist recht einfach: Jedes Unternehmen ist von den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) betroffen. Auch Selbstständige und Freiberufler!
Dabei spielt es keine Rolle, wie groß das Unternehmen ist. Die GoBD sind für jeden relevant, der Gewinneinkünfte erzielt. Dies gilt also z.B. für einen kleinen Barber Shop genauso, wie für eine große Drogerie Handlung.
Dabei gelten die GoBD nicht nur für das Kassensystem, sondern auch für die restliche Buchführung. Es gilt vor allem Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit sicherzustellen.
Manuelle, sowie auch digitale Daten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, damit eine Finanzprüfung jederzeit reibungslos ablaufen kann.
Was sind die Grundsätze der GoBD?
In den Grundsätzen der GoBD findet man folgende Punkte:
- Vollständige Verfahrensdokumentation.
- GoBD-konforme Arbeitsweise.
- Einsatz von Software entsprechend den GoBD.
- Manipulationssichere Archivierung.
Unsere Registrierkassen Software entspricht den GoBD-Vorgaben. Kassenbelege werden nach allen Richtlinien und Vorschriften gespeichert. Auch eine Verfahrensdokumentation ist Teil unserer Registrierkassen-Software.
Verfahrensdokumentation nach GoBD
Wir bieten in unserer Registrierkassen Software eine kostenfreie Verfahrensdokumentation an.
Die Verfahrensdokumentation ist ein Word Dokument, in dem festgehalten wird, wie in Ihrem Unternehmen mit Belegen und anderen Unterlagen umgegangen wird. Dies dient der Nachvollziehbarkeit für Außenstehende, z.B. einem Finanzprüfer. Man könnte sagen, die Verfahrensdokumentation ist die Gebrauchsanleitung einer Firma.
Die Verfahrensdokumentation wird in kassa24 automatisch vorausausgefüllt und sollte entsprechend den Anforderungen in Ihrem Geschäft angepasst werden, wenn Sie aus der Testkasse eine aktive Kasse machen.
Wir empfehlen, die Dokumentation mit dem Steuerbüro zu prüfen. Ihr Steuerberater kennt die Situation in Ihrem Unternehmen am besten. So können später eventuelle Probleme bei einer Finanzprüfung vermieden werden.
Was passiert, wenn die GoBD nicht eingehalten wird?
Wer den Vorgaben der GoBD nicht nachkommt, muss mit Strafe rechnen. Bitte stellen Sie daher sicher, dass Sie ein GoBD konformes Kassensystem verwenden.
Das Beispiel einer Nachzahlung des hier beschriebenen Architekten zeigt deutlich, was passieren kann: https://sevdesk.at/blog/folgen-der-gobd/ .
Mit kassa24 sind Sie auf der sicheren Seite. Das gilt für die GoBD-Regeln für Kassensysteme, sowie für die KassenSichV.
Wir haben in den letzten Absätzen einiges über die GoBD erfahren, aber was ist die KassenSichV?
Was ist die KassenSichV?
Die GoBD regelt u.a., wie Kassenbelege in einem Kassensystem gespeichert werden müssen. Die KassenSichV regelt hingegen, wie Kassenbelege in einer Registrierkasse Manipulationssicher gemacht werden müssen.
KassenSichV ist die Abkürzung für Kassensicherungsverordnung. Dies ist eine Verordnung des Finanzministeriums aus 2016. Wer es ganz genau wissen möchte: https://www.tradingtwins.com/de/kassensystem/kassensicherungsverordnung .
Ab dem 01.01.2023 müssen laut dieser Verordnung alle digitalen Registrierkassen mit einer TSE ausgestattet sein. Die TSE ist eine technische Sicherheitseinrichtung, die Manipulationen in einer Kasse unmöglich machen. Das bedeutet, Belege können auf Grund der TSE im Nachhinein nicht mehr verändert werden.
Wenn Sie bereits seit längerer Zeit ein digitales Kassensystem verwenden, dann stellen Sie bitte sicher, dass dieses über eine TSE verfügt.
Manipulationssichere Registrierkasse mit TSE
Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist eine Sicherheitseinrichtung, die in der Registrierkasse zur Verfügung gestellt wird. Die TSE ist das technische Langzeitgedächtnis einer Kasse, in der alle Abläufe und Belege gespeichert werden.
Die TSE wird von einem Drittanbieter zur Verfügung gestellt und in der Kasse eingebunden. Wir arbeiten in unserer Kasse z.B. mit einer Cloud-TSE der fiskaly Germany GmbH.
Jeder Beleg wird durch die TSE signiert und ist somit nicht mehr veränderbar. Das Finanzministerium möchte damit sicherstellen, dass kein Beleg mehr verändert werden kann und alle Daten jederzeit zur Verfügung stehen.
Das macht eine Finanzprüfung wesentlich einfacher und schneller. Digitale Belege lösen handgeschriebene Kassenzettel ab. Diese sind in Deutschland jedoch immer noch erlaubt. Doch was ist besser geeignet? Digital, oder Handgeschrieben?
Digitales Kassensystem oder offene Ladenkasse?
Wenn es um Bareinnahmen oder Kartenzahlungen geht, hat ein digitales Kassensystem viele Vorteile gegenüber der offenen Ladenkasse. Ab 01.01.2023 muss sichergestellt werden, dass das eingesetzte Kassensystem über eine TSE verfügt.
Die offene Ladenkasse ist in Deutschland nach wie vor erlaubt. Das bedeutet, Kassenbelege dürfen händisch ausgestellt werden und müssen nicht zwingend digital sein.
Bei einer offenen Ladenkasse wird bei einer Finanzprüfung jedoch wesentlich genauer hingeschaut. Die Finanzprüfung dauert daher viel länger und bringt vielleicht so manchen Unternehmer ins Schwitzen.
Wer Nerven und Zeit sparen möchte, entscheidet sich für eine digitale Registrierkasse, die allen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das gibt dem Kassenprüfer die Möglichkeit alle Daten direkt aus der Registrierkasse zu laden. Das macht es für Unternehmer und Steuerprüfer gleichermaßen wesentlich einfacher.
Fazit
Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) legen u.a. fest, wie Kassendaten in einer Registrierkasse gespeichert werden müssen.
Die KassenSichV („Kassensicherungsverordnung) legt fest, dass Kassendaten Manipulationssicher sein müssen. Dies wird durch Einsatz einer TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) in der Registrierkasse gesichert.
Das Finanzministerium hat mit diesen Maßnahmen auf die fortschreitende Digitalisierung reagiert. Steuerprüfungen können wesentlich einfacher durchgeführt werden und Unternehmer haben einen besseren Überblick über Ihre Verkäufe.
Unsere Registrierkassen Software mit TSE erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben. Belege werden ordnungsgemäß abgelegt und gespeichert.
In den Auswertungsdaten stellen wir einen Export für die Finanzprüfung zur Verfügung. Das macht die Kassenprüfung, die sogenannte Kassennachschau, einfach und übersichtlich. Das spart Zeit und Nerven!
Wir kümmern uns um die gesetzlichen Vorgaben. Ihre Aufgabe ist es, sich für ein gesetzeskonformes Kassensystem zu entscheiden.
