Wer sich mit dem Thema Registrierkasse beschäftigt stößt früher oder später unweigerlich auf den Begriff TSE. Doch: Was ist eine TSE überhaupt?
TSE ist die Abkürzung für „Technische Sicherheitseinrichtung“.
Seit 2020 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Diese besagt unter anderem, dass jede digitale Kasse mit einer TSE ausgestattet sein muss.
Die TSE könnte man als das Langzeitgedächtnis einer Registrierkasse beschreiben. Das Gedächtnis soll verhindern, dass Belege manipuliert oder einfach aus einer Kasse gelöscht werden können, weil jede Kassenbewegung aufgezeichnet wird. Das bedeutet: alles, was in einer Kasse passiert wird gespeichert. So sollen Schwarzgeldzahlungen und Steuerhinterziehung unmöglich gemacht werden.
Steht ein Finanzprüfer vor der Tür, können sämtliche Aktivitäten aus einer Registrierkasse ausgelesen und nachverfolgt werden. Das macht eine Überprüfung, ob alles mit rechten Dingen zu geht, wesentlich leichter, als es früher war. Bei einer Kassenprüfung durch das Finanzamt werden Unstimmigkeiten schnell entdeckt. Das hat oft zur Folge, dass große Steuernachzahlungen im Raum stehen können.
Belege können nicht mehr einfach ungesehen aus einer Kasse gelöscht, oder einzelne Positionen aus einem Beleg storniert werden. Dafür ist die TSE verantwortlich.
Kassenprüfungen werden in Zukunft vermehrt durchgeführt. Bitte achten Sie daher darauf, eine finanzamtskonforme Kasse mit TSE zu verwenden.
Welche TSE Möglichkeiten gibt es?
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie eine Technische Sicherheitseinrichtung als Gedächtnis in eine Kasse kommt:
- Als Hardwarekomponente (USB-Stick, oder Speicherkarte).
- Als Cloud-TSE (Die Daten werden über eine Internetverbindung gesichert).
Hardware hat den Nachteil, dass diese verloren oder kaputt gehen kann.
Wir verwenden für kassa24 eine Cloud TSE der fiskaly Germany GmbH. Jeder Beleg wird somit über den Drittanbieter fiskaly abgesichert. Daher ist es auch wichtig, dass bei der Belegerstellung immer eine aufrechte Internetverbindung besteht.
Ohne Internetverbindung kann keine Signatur erstellt werden.
Was steckt hinter der TSE?
Die TSE wird optisch als QR-Code auf allen in der Registrierkasse erstellten Belegen ersichtlich. Dieser QR-Code, auch Signatur genannt, kann bei einer Finanzprüfung ausgelesen werden.
Der Code beinhaltet Informationen wie Seriennummer der TSE, wann eine Transaktion gestartet und beendet wurde, Kassen ID und ähnliches. Der Code beinhaltet alles, was bei einer Kassenprüfung relevant ist.
Auch als Kunde kann ich so schnell im Geschäft erkennen, ob eine Kasse mit TSE verwendet wird. Ist ein QR-Code am Beleg angedruckt, steht eine TSE dahinter.
Wichtig: ab 01.01.2023 müssen alle digitalen Kassen mit einer TSE ausgestattet sein. Manche älteren Kassen können mit einer TSE nachgerüstet werden, andere nicht. Bitte achten Sie daher darauf, dass Sie eine Kasse verwenden, die allen gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Mit kassa24 sind Sie auf der sicheren Seite.
Warum braucht man eine TSE?
Peter betreibt einen Hausmeisterservice. Sein Geschäft läuft gut. Die meisten seiner Dienstleistungen werden direkt nach Fertigstellung Bar von seinen Kunden bezahlt.
Dabei war Peter oft nachlässig. Er stellte nicht immer eine Rechnung aus, wenn nicht danach gefragt wurde. Wenn Peter einen Kassenbon benötigte, dann löschte er gerne im Nachhinein die eine oder andere Position wieder heraus. Seine alte, nicht gesetzeskonforme Kasse ließ solche Änderungen zu. Mit einer neuen Kasse, die allen gesetzlichen Anforderungen nach kommt, wäre dies gar nicht mehr möglich.
Dabei ging dem Finanzamt ganz schön viel Geld verloren und Peter hatte oft keinen rechten Überblick über seine Kassenvorgänge.
Mit den heutigen gesetzlichen Vorgaben hat Peter eine Belegausgabepflicht und muss eine Manipulationssichere Kasse führen. D.h., die Kasse muss eine TSE haben, damit keine Daten mehr ungesehen aus Belegen gelöscht werden können.
Zum anderen muss er jedem Kunden einen Kassenbon ausstellen. Belege können dabei in gedruckter Form ausgehändigt werden, oder dürfen per E-Mail/WhatsApp verschickt werden. Das soll sicherstellen, dass alle Verkäufe in der Registrierkasse erfasst werden.
Welche Vorteile bietet eine gesetzeskonforme Kasse mit TSE?
Bei Peter wurde eine Kassenprüfung durch das Finanzamt durchgeführt. Es gab viele Unstimmigkeiten. Am Ende stand eine Nachzahlung in Höhe von EUR 57.473,- im Raum.
Ein riesen Schock für Peter. Ihm war gar nicht richtig bewusst, was es bedeutete, wenn er seine Rechnungen nicht ordentlich kassierte. Diese Erkenntnis kostete ihn viele Nerven und am Ende stand sogar seine Firma auf dem Spiel.
Seit dieser Erfahrung führt Peter eine gesetzeskonforme Registrierkasse und gibt alle Verkäufe ordentlich ein.
Seine Vorteile:
- Peter hat seine Finanzen nun endlich im Blick.
- Kassenprüfungen können einfach und schnell durchgeführt werden. Peter hat dabei kein Bauchweh mehr und kann einer Prüfung mit gutem Gewissen entgegensehen.
Wie lange ist eine TSE gültig?
Eine TSE hat kein Ablaufdatum.
Die TSE verursacht monatliche Kosten. Bei Nichtnutzung einer Kasse kann der Registrierkassenanbieter die TSE daher stornieren, um keine weiteren laufenden Kosten mehr zu haben. Die Entscheidung eine TSE zu stornieren, sollte jedoch nicht leichtfertig getroffen werden. Eine einmal stornierte TSE kann nicht wieder aktiviert werden.
Wenn eine TSE storniert wurde und die Kasse zu einem späteren Zeitpunkt doch wieder in Betrieb gehen soll, dann ist das nicht mehr möglich. In diesem Fall müsste eine neue Kasse mit neuer TSE gestartet werden.
Wer braucht eine TSE?
Ab 01.01.2023 benötigt jedes Unternehmen, welches eine digitale Registrierkasse führt, eine Kasse mit TSE. Dabei gibt es ab diesem Datum keine Ausnahmen mehr.
Es gibt Registrierkassen, die mit einer TSE nachgerüstet werden können. Bei anderen funktioniert das nicht. Dies ist vom jeweiligen Kassenanbieter abhängig.
Wenn eine Kasse nicht nachgerüstet werden kann, dann darf diese nicht weiter in Betrieb bleiben. In diesem Fall müsste eine neue Registrierkasse verwendet werden.
Wer dieser Vorgabe nicht nachkommt, muss mit Ärger und Strafe rechnen. Der Verstoß gegen die TSE Pflicht kann bis zu EUR 25.000.- kosten. Bitte achten Sie daher darauf, eine gesetzeskonforme Kasse mit TSE zu verwenden!
Kassenprüfungen werden verstärkt durchgeführt. Dabei kann es jedes Unternehmen treffen. Auch Ihres. Kümmern Sie sich daher rechtzeitig darum, richtig informiert zu sein und eine Kasse zu verwenden, die allen gesetzlichen Vorgaben entspricht. So können Sie einer Prüfung gelassen entgegensehen.
Was passiert, wenn ich eine Kasse ohne TSE verwende?
Seit 01.01.2023 kann ein Bußgeld drohen, wenn sich bei einer Prüfung herausstellt, dass die vorhandene Kasse keine TSE aufweist. Die Strafe kann sich dabei bis auf EUR 25.000 belaufen.
Es lohnt sich also nicht, weiterhin eine Kasse ohne TSE zu verwenden und darauf zu spekulieren, dass schon alles gut gehen wird.
Fazit
Wer eine digitale Registrierkasse führen möchte, der sollte speziell ab 01.01.2023 darauf achten, allen gesetzlichen Anforderungen nachzukommen. Das bedeutet unter anderem, dass eine Kasse mit einer TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ausgerüstet sein muss.
Die TSE macht eine Kasse Manipulationssicher. Das Finanzamt möchte somit verhindern, dass Belege aus einer Kasse gelöscht, oder nachträglich verändert werden können.
Alle Daten können einfach und schnell bei einer Kassennachschau ausgelesen werden. Kassenprüfungen können somit stressfrei erledigt werden.
Wir verwenden eine Cloud-basierte TSE Lösung. Mit uns erfüllen Sie somit alle gesetzlichen Anforderungen und sind auf der sicheren Seite!
